Danışman rehberi Ofis ve ekip
Emlak ofis yönetimi: ekibin aynı düzenle çalışsın
İlanı kimin yönettiği, müşteriyi kimin takip ettiği ve hangi işin beklediği belli olsun. Ofis düzenini günlük iş akışının bir parçası yap.
Emlak ofis yönetiminde ortak düzen neden gerekir?
Emlak ofisinde işin aksaması her zaman portföy eksikliğinden kaynaklanmaz. Bir ilanın sorumlusunun belli olmaması, müşteriye kimin döneceğinin karışması veya ekip değişikliğinde kayıtların takipsiz kalması da günlük çalışmayı zorlaştırır. Ofis yönetimi, bu sorumlulukların görünür ve güncel tutulmasıdır.
Bir yönetim uygulaması kullanmaya başlamadan önce ekibin birkaç temel konuda anlaşması yararlıdır: ilanı kim kaydeder, bilgileri kim günceller, müşterinin sonraki adımını kim takip eder ve ofis dışına paylaşım kararını kim verir? Bu soruların cevabı, ekrana eklenen kayıtların günlük çalışmada karşılık bulmasını sağlar.
Emlakçıyım'daki ofis alanı ekip, ilan devri, ofis bağlantıları, duyurular ve abonelik kullanımına erişim sağlar. Görünen araçlar ve yapılabilecek işlemler kullanıcının rolü ile yetkilerine bağlıdır.
Ofisini kur ve danışmanları doğru ekibe bağla
Başlangıçta ofis bilgisini doğru oluşturmak, daha sonra aynı ekip için birden fazla kayıt açılmasını önler. Yeni katılan danışman mevcut ofise bağlanmalıdır; her danışmanın yanlışlıkla ayrı bir ofis kurması ortak çalışma düzenini parçalar. Kayıt sırasında ofis davet kodu bu bağlantıyı kurmaya yardımcı olur.
- Ofis bilgisini tamamla. Firma adı ve iletişim bilgilerini kontrol et. Ofisi temsil eden hesabın kimde olduğunu ekip içinde netleştir.
- Katılımı yönlendir. Mevcut ofise katılacak danışmana doğru davet bilgisini ver. Katılımın ardından ekip kaydını kontrol et.
- Rolü belirle. Yönetici, yetkili danışman ve danışman rollerini işin sorumluluğuna göre değerlendir.
- İlk kayıtları birlikte incele. Bir ilan ve bir müşteri talebini ekiple gözden geçirerek ortak kayıt düzenini göster.
Ekibin bütün üyelerinin aynı yetkiye ihtiyacı olmayabilir. Günlük ilan takibi yapan bir danışmanla firma bilgilerini veya ekip rollerini yöneten kişinin sorumlulukları farklıdır. Yetki dağılımını unvana göre otomatik kabul etmek yerine yapılacak işe göre değerlendir.
İlan ve müşteri sorumluluğunu görünür tut
Müşteri bir taşınmaz hakkında bilgi istediğinde ilk ihtiyaç, doğru danışmana ulaşmaktır. İlanın sorumlusu güncel değilse bilgi teyidi ve gösterim planı gecikebilir. Bu nedenle yeni kayıt kadar görev değişikliklerinin kayda yansıması da önemlidir.
Emlakçıyım'da yetkili kullanıcılar ilan devri alanından sorumlu danışmanı değiştirebilir. Böyle bir değişiklik yaparken yalnızca kayıt sahibine bakma; devam eden müşteri görüşmelerinin ve randevuların kimin tarafından takip edileceğini de ekip içinde belirle. İlan devrini, bütün açık işlerin kendiliğinden tamamlandığı bir işlem gibi değerlendirme.
Müşteri kayıtlarında sorumlu danışmanı, talepte ise arayışın durumunu kontrol et. Kişisel kayıtların görünürlüğü ofis içindeki yetkilere bağlıdır. Müşteri ve talep ayrımını ekipçe standartlaştırmak için emlak CRM rehberini birlikte inceleyebilirsiniz.
Günlük ve haftalık kontrol ritmi oluştur
Yönetim ekranını yalnızca bir sorun olduğunda açmak yerine, kısa ve tekrarlanabilir kontroller belirle. Amaç çok sayıda rapor hazırlamak değil, ekibin sıradaki işini bilmesidir. Aşağıdaki düzeni ofisinin çalışma şekline göre uyarlayabilirsin.
| Sıklık | Gözden geçir | Netleştirilecek karar |
|---|---|---|
| Günlük | Planlı randevular, bekleyen işler ve yeni talepler | Bugün kim, hangi işi takip edecek? |
| Haftalık | İlan güncelliği, açık talepler ve iş birlikleri | Hangi kaydın bilgisi veya durumu değişmeli? |
| Ekip değiştiğinde | Hesap durumu, roller ve ilan sorumluluğu | Devam eden işleri kim üstlenecek? |
| Planı değerlendirirken | Kullanım hakları, ofisin ihtiyacı ve abonelik bilgisi | Mevcut plan çalışma kapsamına uygun mu? |
Ofis duyurularını ortak bilgilendirme için kullanabilirsin. Belirli bir taşınmazın fiyat değişikliğini ise yalnızca duyuruda bırakma; ilgili ilan kaydını da düzelt. Böylece bilgi, arama yapan danışmanın baktığı yerde güncel kalır.
Örnek: ekibe yeni bir danışman katılıyor
Ofisine yeni bir danışman katıldığında önce doğru ofise bağlandığını kontrol et ve rolünü belirle. İlk ilanını birlikte inceleyerek kategori, fiyat, görsel ve paylaşım alanlarında hangi düzeni kullandığınızı göster.
Mevcut bir portföyün sorumluluğunu devralacaksa ilan devrini yetkili hesapla yap. Devam eden gösterim ve müşteri talepleri için ayrıca kimin neyi takip edeceğini konuş. Haftalık kontrolde eksik veya sahipsiz iş kalıp kalmadığını gözden geçir.
Başka ofislerle çalışma kapsamını da bu düzenin parçası olarak ele al. Ekip yetkisi ile ofis dışı ilan paylaşımı farklı konulardır; ortak ilan havuzu rehberi paylaşım ve iş birliği adımlarını açıklar.
Emlak ofis yönetimi hakkında sık sorulanlar
Her danışman bütün yönetim araçlarını kullanabilir mi?
Hayır. Ekip yönetimi, firma düzenleme ve ilan devri gibi işlemler rol ve yetki kapsamına bağlıdır. Bir araca erişemeyen danışmanın yetkisini ofis yöneticisiyle kontrol etmesi gerekir.
Web ve mobilde ayrı ofis kurmam gerekir mi?
Hayır. Emlakçıyım web, Android ve iOS'ta aynı hesap ve ofis yapısıyla çalışır. Aynı ekibi cihaz başına yeniden oluşturman gerekmez.
Ofisimin kullanım haklarını nereden görebilirim?
Hesabındaki Aboneliğim sayfasından planı ve kullanımını inceleyebilirsin. Üyelik öncesinde karşılaştırma yapmak için güncel planlar bölümünü kullanabilirsin.