Danışman rehberi Müşteri ilişkileri
Emlak CRM ile müşteri ve talep takibi
Bir telefon numarasından daha fazlası: müşterinin ne aradığını, hangi ilanla ilgilendiğini ve sıradaki adımı birlikte takip et.
Emlak CRM nedir, hangi işi düzenler?
Emlak CRM, gayrimenkul danışmanının müşteri ilişkilerini düzenlemesine yardımcı olan çalışma sistemidir. Bir kişi kaydını, o kişinin taşınmaz arayışını ve takip edilecek işi birbiriyle ilişkilendirir. Telefon rehberi kimin aradığını gösterir; CRM ise müşterinin neden aradığını ve görüşmenin ardından ne yapılacağını hatırlamayı kolaylaştırır.
Alıcı, kiracı ve mülk sahibi aynı ihtiyaca sahip değildir. Bir alıcı belirli bir bölgede satılık daire ararken bir mülk sahibi mevcut evini kiraya vermek isteyebilir. Bu nedenle müşteri bilgisi ile aranan taşınmazın kriterlerini ayrı kaydetmek gerekir. Aynı kişinin birden fazla arayışı olduğunda her talep kendi bütçesi ve durumu ile takip edilebilir.
Emlakçıyım'da müşteri kaydı iletişim bilgilerini, müşteri notunu ve sorumlu danışmanı bir araya getirir. Müşteriye bağlı taleplerde ise işlem türü, bölge ve taşınmaz kriterleri tutulur. Böylece bir görüşmeye hazırlanırken hem kişiyi hem de arayışını birlikte değerlendirebilirsin.
Müşteri kaydı ile talep kaydını ayır
İlk görüşmede bütün bilgileri uzun bir notun içine yazmak kolaydır; sonraki aramada aynı bilgileri bulmak zorlaşır. Tekrar kullanılacak bilgileri ilgili alanlara, görüşmenin bağlamını ise müşteri notuna yazmak daha düzenli bir başlangıç sağlar.
- Müşteri kaydı: Ad, iletişim bilgisi, müşteri rolü ve sorumlu danışman. Görüşme notunda yalnızca işin takibi için gerekli bilgileri tut.
- Talep kaydı: Satılık veya kiralık, konut veya iş yeri, tercih edilen bölgeler, bütçe, oda ve alan kriterleri.
- Takip kararı: Talebin açık, beklemede veya kapanmış olması. Müşteri arayışını durdurduğunda eski bir talebi aktif bırakma.
Kesin koşullarla tercihleri de birbirinden ayır. Müşterinin üst bütçesi kesin olabilir; kat tercihi ise uygun bir ilan bulunduğunda değişebilir. Görüşmede bu ayrımı netleştirmek, çok dar kriterler yüzünden uygun seçenekleri elemeni önler.
Eşleşmeden gösterime dört adım
- Arayışı kaydet. Müşteriyi seç, işlem ve taşınmaz türünü belirle, bölge ile bütçeyi gir. Eksik kriterleri ilk görüşmenin ardından tamamla.
- Eşleşmeleri incele. Uygun görünen ilanların fiyatını, konumunu ve özelliklerini kontrol et. Uyum oranı, seçenekleri önceliklendirmeye yardımcı olur; müşterinin beğeneceğinin veya işlemin sonuçlanacağının garantisi değildir.
- Uygunluğu teyit et. İlanın hâlâ güncel olduğunu ve gösterim yapılabildiğini ilanı yöneten danışmanla netleştir. Başka ofisin ilanında iş birliği şartlarını da incele.
- Sonraki adımı belirle. Müşteri ilgileniyorsa randevuyu planla. İlgilenmiyorsa nedenini not et; ihtiyaç değiştiyse talep kriterlerini güncelle.
Bu akış, arama listesini bir kez hazırlayıp bırakmak yerine müşterinin değişen ihtiyacına göre çalışmayı sağlar. Portföyün hangi bilgilerle düzenlenmesi gerektiği için gayrimenkul portföy yönetimi rehberine bakabilirsin.
Örnek: kiralık daire arayan bir müşteriyi takip et
Bir müşterinin iki mahallede, belirlediği bütçe içinde, 2+1 kiralık daire aradığını düşün. Önce müşteri kaydını oluştur; iki mahalleyi ve bütçeyi tek talepte belirt. Eşleşen ilanları inceleyip müşterinin beğendiği seçenek için gösterim planla.
Görüşmede müşterinin yalnızca eşyalı ev istediği ortaya çıkarsa yeni bir müşteri kaydı açmak yerine mevcut talebi düzelt. Aramaya ara verdiyse talebi beklemeye al. Böylece aynı kişi için dağınık ve birbiriyle çelişen kayıtlar oluşmaz.
Haftalık kontrolünde yalnızca yeni müşteri sayısına bakma. Kriteri eksik talepleri, son görüşmesi belirsiz kayıtları ve sıradaki adımı kararlaştırılmamış işleri de gözden geçir. Düzenli kayıt, ancak tekrar kullanıldığında işine yarar.
Bir emlak CRM uygulamasını nasıl değerlendirirsin?
Bir programı değerlendirirken kendi işinden bir örnek kullan: bir müşteri oluştur, talep ekle, uygun ilanı bul ve sonraki işi planla. Aynı kaydı web ve mobilde açarak sahada ihtiyaç duyduğun bilgilere ulaşabildiğini kontrol et. Ekibin varsa danışmanların hangi kayıtlara erişebildiğini de birlikte incele.
Emlakçıyım web, Android ve iOS'ta aynı hesapla çalışır. Müşteri verilerine erişim ofis içindeki yetkilere bağlıdır; ilan iş birliği, müşterinin kişisel bilgilerinin diğer ofise açılması anlamına gelmez. Kullanacağın özellikleri ve kullanım haklarını güncel planlardan kontrol edebilirsin.
Emlak CRM hakkında sık sorulanlar
Tek başına çalışan gayrimenkul danışmanı için de uygun mu?
Evet. Müşteri ve talep düzenine tek danışmanla da ihtiyaç duyulur. Ekibin büyüdüğünde sorumlu danışman ve ofis yetkileri ayrıca önem kazanır.
CRM ile ilan sitesi aynı şey mi?
CRM müşteri ilişkisini ve iş takibini düzenler. Halka açık ilan sitesi ise ilanı alıcı ve kiracılara ulaştırmaya odaklanır. Emlakçıyım profesyonellerin kullandığı, danışman girişi gerektiren bir uygulamadır.
Müşteri talebi değiştiğinde ne yapmalıyım?
İlgili talebin kriterlerini ve durumunu güncelle. Müşterinin bağımsız bir ikinci arayışı varsa bunu ayrı talep olarak tut; kişinin iletişim kaydını çoğaltma.